Forberedelser til budsjett og vedlikeholdsplanlegging

Styrets viktigste styringsverktøy

Budsjettet er styrets viktigste økonomiske verktøy. Her fastsettes neste års felleskostnader og rammene for boligselskapets likviditet. Budsjettprosessen gir også nye styremedlemmer en god anledning til å bli kjent med økonomien, og til å planlegge både sparing og finansiering av kommende vedlikeholdstiltak.

Gjennomgang av avtaler og vedtekter

Et godt budsjettarbeid forutsetter oversikt. Styret bør derfor gjennomgå leverandøravtaler. Hvilke avtaler utløper, må fornyes eller reforhandles? Har man full oversikt over kostnadsbildet?

Vedtektene bør også gjennomgås. I de fleste boligselskaper vedtar styret budsjett og felleskostnader, men enkelte har bestemmelser som krever behandling i årsmøtet. Dette er særlig viktig for nye styrer eller i nyetablerte boligselskaper.

Sparing til fremtidig vedlikehold

Vedlikehold av bygg og fellesarealer er en av styrets viktigste oppgaver. For å bevare eiendommens verdi anbefales det å sette av midler til fremtidig vedlikehold fra starten av. Bygninger utsettes kontinuerlig for slitasje, og et grunnleggende prinsipp bør være at hver eier bidrar til å dekke vedlikeholdsbehovet som oppstår i egen eiertid.

Uten jevnlig sparing kan kostnader skyves over på fremtidige eiere, og behovet for store ekstra innbetalinger fra eierne øker. For sameier kan det i tillegg være krevende å lånefinansiere større tiltak, noe som gjør langsiktig sparing særlig viktig.

I borettslag kan styret selv vedta avsetninger til vedlikehold, mens sameier må få dette godkjent i årsmøtet. Det anbefales også å vedtektsfeste ordningen for å sikre forutsigbarhet for både eiere og fremtidige styrer. Dersom vedlikeholdssparing ikke er regulert i vedtektene, bør styret vurdere å fremme sak om dette på neste ordinære årsmøte.

Forretningsførers rolle

TOBB utarbeider budsjettforslag for kunder med forretningsføreravtale, basert på historiske regnskapstall og forventet prisutvikling. Styret kan også bestille budsjettgjennomgang eller få løpende bistand ved behov. Når budsjettet er vedtatt, oppdateres felleskostnadene, og eierne varsles via Min side.

For de som ønsker en gjennomgang av budsjettarbeidet, arrangeres det kurs 8. september.

Frister og oppfølging gjennom året

Styret får beskjed når budsjettforslaget er tilgjengelig, sammen med frist for behandling. Endringer i felleskostnader må som hovedregel varsles minst én måned i forkant, med mindre vedtektene sier noe annet.

Et vedtatt budsjett må følges opp gjennom året. Uforutsette kostnader kan oppstå, og økonomi bør derfor være en fast sak i styremøtene. Ved svekket likviditet bør styret vurdere justering av felleskostnader eller andre tiltak. Erfaring viser at nødvendige økninger ofte utsettes, noe som kan gi økonomiske utfordringer over tid. Her kan det være nyttig å støtte seg på anbefalinger fra forretningsfører.

Sjekkliste for budsjettarbeidet

• Avtal styremøte for gjennomgang og godkjenning av budsjettet
• Hent frem budsjettforslag eller fjorårets budsjett
• Skaff oversikt over forventede inntekter og kostnader
• Gjennomgå drifts-, forsikrings- og serviceavtaler
• Kartlegg planlagte vedlikeholdstiltak neste år
• Vurder endringer i lån og behov for sparing til vedlikehold