Planlegging av årets generalforsamling/årsmøte

Fysisk eller digitalt møte – enten eller 

For noen år siden fikk boligselskapene mer fleksible regler om hvordan generalforsamlinger og årsmøter kan gjennomføres. Fysiske møter kan avholdes som før, men styret kan også velge å gjennomføre møtet digitalt så lenge det vurderes som forsvarlig. 

Merk at lovverket ikke åpner for å kombinere deltakelse fysisk og digitalt. Det er selvsagt ikke noe i veien for å streame det fysiske møtet, men de som deltar digitalt kan ikke registreres som møtende med stemmerett i et fysisk møte.    

Eierne kan overprøve styret 

Styrets beslutning om å avholde møtet digitalt kan overprøves av eierne. Overprøving skjer ved at minst to eiere som til sammen har minst 10 % av stemmene krever det. Eiere som krever fysisk møte, trenger ikke gi noen begrunnelse for kravet.  

Digitale møter skal gjennomføres på forsvarlig vis 

Det er styrets ansvar å sørge for en forsvarlig gjennomføring av det digitale møtet og at plattformen som benyttes tilfredsstiller lovens krav. I dette ligger at man på en betryggende måte kan bekrefte identiteten og oppmøte til de som deltar i møtet, at den tekniske løsningen er brukervennlig og at personvernet ivaretas. Videre må stemmegivningen kunne kontrolleres på en sikker måte.  

Metoder som er nevnt i forarbeidene er autentisering ved hjelp av passord, PINkode, engangskoder, passordkalkulatorer mv. I mindre boligselskap der alle kjenner hverandre kan en videokonferanseløsning som TEAMS regnes som forsvarlig. 

Hva som er forsvarlig avhenger av boligselskapets størrelse, hvilke saker som skal behandles og beboersammensetningen. Det må være rom for å utveksle meninger før avstemming og å endre sin stemme dersom det blir lagt frem nye synspunkter eller opplysninger underveis. Styret kan dele møtet i to hvis det er hensiktsmessig; en drøftingsfase og så en egen fase der det stemmes over valgalternativene. 

Personvernet må ivaretas 

Digitale løsninger og elektronisk kommunikasjon innebærer behandling og bruk av personopplysninger. Både forretningsfører og styret må i den forbindelse sørge for at grunnprinsippene i personvernlovgivningen overholdes. Stikkord i den forbindelse er gode rutiner som ivaretar personvernet samt trygg datalagring og -sikkerhet. 

Styret må tilrettelegge for at alle kan delta 

I boligselskap der få har tilgang til digitale verktøy bør styret velge fysisk møte. Er det praktiske hindre som begrunner ønsket om digital gjennomføring, bør styret hjelpe beboerne med praktisk og teknisk tilrettelegging.  I forarbeidene til loven uttales det at styret må «strekke seg så langt som det er nødvendig» for å sikre at alle beboere får delta.  

Forhåndsstemmer tillates ikke  

Forhåndsstemmer er ikke tillatt når møtet holdes digitalt, stemmene skal avgis i selve møtet. 

Vanlige fullmaktsregler gjelder 

Eierne kan også i digitale møter la seg representere ved en fullmektig etter de ordinære fullmaktsreglene. I borettslag kan en person møte med kun en fullmakt mens man i eierseksjonssameier og boligaksjelag kan møte med et ubegrenset antall fullmakter.