Fysisk eller digitalt møte?

I 2021 fikk boligselskapene mer fleksible regler om hvordan generalforsamlinger og årsmøter kan gjennomføres. Fysiske møter kan avholdes som før, men styret kan i stedet velge å gjennomføre møtet digitalt.

Eierne kan kreve fysisk møte


Styrets beslutning om å avholde møtet digitalt kan overprøves av eierne. Dette skjer hvis minst to eiere som til sammen har minst 10 % av stemmene krever det. Eiere som krever fysisk møte, trenger ikke gi noen begrunnelse for kravet.

Styret bør i innkallingen til et digitalt møte sette en rimelig frist for eierne å fremsette krav om at dette gjennomføres fysisk. Dette gir forutsigbarhet for både eierne og styret.

Krever eierne et fysisk møte er det mulig at styret må belage seg på å finne en ny dato for møtet. Det vil ikke være nødvendig å sende ut en ny innkalling, kun varsle eierne om eventuell ny dato og hvor møtet skal holdes.

Digitale møter skal gjennomføres på forsvarlig vis


Det er styrets ansvar å sørge for en forsvarlig gjennomføring av det digitale møtet og at plattformen som benyttes tilfredsstiller lovens krav. I dette ligger at man på en betryggende måte kan bekrefte identiteten og oppmøte til de som deltar i møtet, at den tekniske løsningen er brukervennlig og at personvernet ivaretas. Videre må stemmegivningen kunne kontrolleres på en sikker måte.

Hva som er forsvarlig avhenger blant annet av boligselskapets størrelse, hvilke saker som skal behandles og beboersammensetningen. Det må være rom for å utveksle meninger før avstemming og å endre sin stemme dersom det blir lagt frem nye synspunkter eller opplysninger underveis. Man kan også dele møtet i to; en drøftingsfase og så en egen fase der det stemmes over valgalternativene.

Forhåndsstemmer tillates ikke


Forhåndsstemmer er ikke tillatt når møtet holdes digitalt, stemmene skal avgis i selve møtet.

Vanlige fullmaktsregler gjelder


Eierne kan også i digitale møter la seg representere ved en fullmektig etter de ordinære fullmaktsreglene. I borettslag kan en person møte med kun en fullmakt mens man i eierseksjonssameier og boligaksjelag kan møte med et ubegrenset antall fullmakter.

Styret må tilrettelegge for at alle kan delta


I boligselskap der få har tilgang til digitale verktøy bør styret velge fysisk møte. Er det praktiske hindre for som begrunner ønsket om digital gjennomføring, bør styret hjelpe beboerne med praktisk og teknisk tilrettelegging.  I forarbeidene til loven uttales det at styret må «strekke seg så langt som det er nødvendig» for å sikre at alle beboere får delta.

Personvernet må ivaretas


Digitale løsninger og elektronisk kommunikasjon innebærer behandling og bruk av personopplysninger. Både forretningsfører og styret må i den forbindelse sørge for at grunnprinsippene i personvernlovgivningen overholdes. Stikkord i den forbindelse er gode rutiner som ivaretar personvernet samt trygg datalagring og -sikkerhet.
Løsningen TOBB tilbyr gjennom styreportalen dekker de krav som settes til ett digitalt møte/GF/årsmøte


Fortsatt spørsmål?


Ta kontakt med boligselskapets kundekontakt eller vårt advokatkontor på advokat@tobb.no