Siste nytt fra Portalen og Min side

Styrearbeid

Oversikt

Ny blokk er lagt til for å vise de 5 siste dokumentene som er delt av TOBB. Disse vil være merket med "Ny" i 7 dager fra publisering.

Arkiv

Arkiv – Delt av TOBB

• Dokumenter som tidligere hadde flere vedlegg er splittet opp til enkeltstående filer, men med lik informasjon som tidligere. Nytt navn på fanen er "Delt av TOBB". 
• Dokumenter som deles med styret er gjort mer synlige med merket "Ny" som vil vises på dokumentet i 7 dager fra publisering.

Arkiv - Styrets arkiv

• Styrets dokumenter har endret navn til "Styrets arkiv". Dette for å tydeliggjøre at det er et arkiv og ikke et dokumentbehandlingssystem. 
• Samtlige gamle dokumentsett er splittet og nye filer som lastes opp vil ligge enkeltvis i arkivet. Tidligere informasjon angitt på det enkelte dokumentsett er tatt med som detaljer på filer som er splittet. 
• Opplasting av nye filer har fått funksjon for å kunne angi ønsket visningsnavn i tillegg til datert-dato, dokumenttype og beskrivelse. 
• Det er implementert nytt filter ment for å bistå styret opp mot deres ansvar rundt GDPR og formål for oppbevaring. Filteret vil hente ut alle filer som er eldre enn 5 år og ved siden av filteret er det lagt til en tekst under "Hjelp" som gir styret bedre veiledning på type filer som kan/burde slettes.

Etiketter - Felles register for Arkiv og kommunikasjon (e-post og SMS)

Etikettregisteret, som tidligere kun ble brukt i kommunikasjon (e-post og SMS), er nå tatt i bruk også i Arkivet.

Den nye etikettoversikten er tilgjengelig både fra Innstillinger → Kommunikasjon og direkte fra Arkivet. Styret kan opprette og redigere egne etiketter, samt bygge et hierarki på inntil fire nivåer. For hver etikett kan det angis om den skal være tilgjengelig i e-post/SMS, i Arkivet, eller begge steder.

Etiketter kan tildeles en farge. Fargevalgene er forhåndsdefinerte. Farge settes på etikettens toppnivå og arves automatisk av underliggende nivåer. Der en etikett har fått tildelt farge, vil denne vises både ved bruk i e-post/SMS og i Arkivet.

Ved bruk av etiketter vil det være mulig å filtrere på disse i listevisningen. 

Nye, systemgenererte etiketter i Arkivet

For Arkivet er det i tillegg introdusert et sett med forhåndsdefinerte etiketter som gjenspeiler andels-/aksje-/seksjonsnummer samt bolignummer, der dette er tilgjengelig. Filer som er lastet opp og knyttet mot enhet, vil også vises på enhetsdetaljsiden.

Disse etikettene kan legges til både ved redigering av dokumenter og ved opplasting av nye filer, hvor filene kan knyttes til én eller flere enheter samtidig.

Ved opplasting av filer direkte fra enhet, vil filene automatisk få etikett som knytter filen til enheten. Disse vil i tillegg til å vises på enhet vises i Styrets arkiv.