Innsynsrett i arbeid

En styresak kan imidlertid inneholde opplysninger som er omfattet av taushetsplikt, slik at styrets kommunikasjon med beboerne ikke nødvendigvis kan eller bør flyte fritt.

Hvor går da grensen for styrets opplysningsplikt og beboernes innsynsrett?

Styreprotokollen

Det følger av både borettslagsloven og eierseksjonsloven at det skal føres styreprotokoll fra styremøtene. Dette er et av styrets viktigste verktøy til å dokumentere hva og hvordan dere har behandlet en sak, og kan tjene som et viktig bevismiddel. 

Styreprotokollen er samtidig et internt arbeidsredskap som beboerne ikke uten videre har noen innsynsrett i. Dersom styret blir bedt om å utgi informasjon fra styremøte og protokollen, må dere først se nærmere på hvilke opplysninger som evt kan og bør videreformidles. Dette kommer vi tilbake til.

Hvis protokollen f.eks. gjengir saker med sensitive/taushetsbelagte opplysninger, kan én løsning være å skrive to protokoller; én mer detaljert, men konfidensiell protokoll som dokumenterer den fulle saksbehandling, og én sensurert protokoll, - f.eks. «Behandling klagesak. Styret vedtar å tilskrive beboer med advarsel.», - og som dermed kan være egnet til distribusjon i boligselskapet uten å bryte med evt personvernregler.

Taushetsplikt

Kommunikasjonen mellom styret og beboere kan altså bli båndlagt av taushetsplikt. I et borettslag/boligaksjelag har styret plikt til å hindre at uvedkommende får tilgang på den kunnskapen styret får om en sak i forbindelse med styrearbeidet. I praksis gjelder dette særlig personopplysninger, og med det menes opplysninger som kan knyttes til en person (personlig, familiært, økonomisk m.m.). Det skal lite til før noe defineres som dette, f.eks. styrets korrespondanse med en beboer, og del av styreprotokollen som omhandler en person.

Taushetsplikten gjelder imidlertid kun overfor uvedkommende, altså faktiske og juridiske personer som ikke har noen berettiget interesse av opplysningen. Dette betyr at styret må vurdere hvem som spør og formålet bak forespørselen før opplysningen utgis; er vedkommende direkte part i saken, og hva er i så fall bakgrunnen for ønsket om opplysningen? Har vedkommende en reell nytte av opplysningen?
 
I saker som ikke gjelder konkrete personer, men f.eks. tiltak på fellesareal o.l., vil terskelen være lav for beboernes rett til opplysninger. De har fortsatt ikke krav på å få utlevert styreprotokollen som sådan, men det kan tenkes flere gode grunner for at styret bør føre en jevn og kurant kommunikasjon ut til beboerne om hva, hvordan og når et tiltak vil skride frem.

Når en part har rett til informasjon i en bestemt sak, kan styret velge å utlevere den delen av styreprotokollen som gjelder akkurat den konkrete saken.

For eierseksjonssameier er ikke taushetsplikten lovfestet, men reglene om personvernopplysninger må fortsatt gjelde. I tillegg bør kravet til en god og hensynsfull opptreden medføre at det som gjelder for borettslag også bør følges i et eierseksjonssameie.

Kommunikasjon er svært ofte nøkkelen til et godt bo- og arbeidsmiljø. Så lenge man er oppmerksom på hva som kan og bør kommuniseres til hvem, kan et boligselskap ha mye å vinne på en god dialog mellom styret og beboerne.