Hør ekspertenes tips før du drar i årsmøte eller generalforsamling!

Møt Hege og Christian fra TOBB! Hege er fagansvarlig for forvaltning, og Christian er økonom. Til daglig jobber de med rådgivning, økonomi og møteledelse for borettslag og sameier, og reiser ut på årsmøter og generalforsamlinger hver sesong. Med det følger innsikt i hva som fungerer godt, og hva som ofte skaper frustrasjon, konflikt eller ugyldige vedtak.

- Vi har hørt om det meste som kan skje innenfor en blokk eller et tun. Og det er mye, forteller Hege.

I denne artikkelen deler de sine beste tips til deg som eier, enten du er på ditt første årsmøte, eller hvis du har deltatt flere ganger før og ønsker bedre oversikt og trygghet.

Her får du ekspertenes beste råd før møtet

• Hvorfor du bør bruke stemmen din
• Vanlige feil styret og eiere bør unngå
• Hvor og hvordan møtet kan gjennomføres
• Stemmegivning og hva du kan gjøre når det oppstår uenighet

Hvorfor bør du som eier møte opp på årsmøte og generalforsamling?

På disse møtene får du mulighet til å delta i et beboer- eller eierdemokrati.

- Det er her eierne har mulighet til å påvirke beslutningene på hva som er gjort, og hva som vil gjøres i fremtiden. Om du ikke deltar, mister du din stemme, og muligheten til å påvirke. Jo flere som deltar, desto større beboerdemokrati får du, forteller Hege.

Selv om det er høyst frivillig å delta, er både Hege og Christian klare på at du som eier bør møte opp. Om du har noen saker du brenner for i bomiljøet, er det her du kan ha mulighet til å påvirke og fremme sakene.

- Det kan være temaer som utomhusareal, disponering av fellesareal, lekeplasser, gymrom. Generalforsamlingen tar stilling til absolutt alt som står på dagsorden. Her er ingenting for stort eller for smått, fortsetter Hege.

Pass på innkallingen til møtet

I forkant av generalforsamling og årsmøte skal styret sende ut en innkalling, der det blant annet skal stå hvilke saker som er på dagsorden. Les mer om hva du bør huske på når du sender ut innkallingen.

Christian og Hege nevner tre typiske feil som gjøres i innkallingen:

• Man glemmer å ta med lovpålagte punkter
• Man foreslår tiltak som er ulovlige å utføre
• Styret tar ikke med saker de har mottatt av beboere (dette er å gå utover styrets mandat).

Når det gjelder sistnevnte, har ikke styret anledning til å stoppe innkommende saker uten dialog med forslagsstiller. Til og med hvis det kun handler om vanning av planter.
Gjør man feil i innkallingen kan det i verste fall føre til ugyldige vedtak. Da er ingen juridisk bundet av dem.

Møte kan holdes nesten hvor som helst, også i den digitale sfæren

Christian forteller at det ikke er noen spesifikke krav for hvor møtet skal holdes, så lenge det gjennomføres på en forsvarlig måte. I praksis kan møtene ta sted hvor enn det er plass til folk. Hege nevner noen eksempler:

• Lokale grendehus
• Møtelokaler på arbeidsplassen
• TOBB sine lokaler
• Idrettshus
• Kirkelige rom
• Bedehus
• I garasjen
• På plenen eller benken i hagen

- Vi ser en trend der flere går over til digitale møter. Da er det oftere at småbarnsforeldre og folk i etableringsfasen også får mulighet til å delta og gi sin stemme, forteller Hege. 
Hun forteller at flere nå gjennomfører digitale møter for å få høyere stemmedeltakelse.

Forskjellige stemmeformer

Hvordan man utfører stemmingen, og hvilket flertall som kreves, varierer etter hvilken type sak som behandles. Stemmekravene kan blant annet være:

• Alminnelig flertall
• 2/3 flertall
• Fullt samtykke

Man avklarer hvordan stemmegivningen skal gjøres på forhånd, og om stemmer skal være hemmelig eller ikke. Stemmegivning kan for eksempel skje gjennom håndsopprekning, ved å reise seg, gjennom stemmeseddel, eller en annen måte.

- Ved digital avstemming kan man stemme gjennom en plattform vi har, som åpnes for en periode slik at alle kan stemme på de forskjellige sakene, forteller Christian.

Får du fullmakt fra en nabo som ikke skal på møtet kan du stille med deres stemme, også. Les mer om former for stemmegivning.

Hjelp, vi er uenige!

Ingen grunn til bekymring. Selv om de fleste årsmøter og generalforsamlinger går rolig for seg, oppstår det til tider uenighet i forsamlingen.

- Noen liker å stille kritiske spørsmål, som for så vidt kan være bra til tider, forteller Christian.
Når kritiske spørsmål blir til mer omfattende diskusjoner, spiller møtelederen en avgjørende rolle.

- Møteleder har en del forpliktelser under møtene: blant annet delegere ordet og styre folket inn på saksnivå så man ikke skeier ut, slik at det blir en profesjonell oppfatning av saksbehandlingen, forteller Hege. 
TOBB har mulighet til å bistå med tilstedeværelse på møter, og kan hjelpe til med å rydde opp der det skulle trengs. Ofte kan det å lene seg på en utenforstående part med ekspertise innen faget være en trygghet for både styre og eiere.

- Vi bør gjerne være der i de tilfellene kundene føler på litt uro i lagene. TOBB opptrer som en nøytral og profesjonell part og har ofte en litt annen tilnærming til å presentere fakta, sier Hege.

Gjør det hyggelig

Hege forteller at tiden da serverte kaffe og rullekake under generalforsamlingen er over i flere borettslag.

- Før var det jo så høytidelig. Det var snitter, kake og kaffe, og folk pyntet seg før de skulle i møtet. De skulle jo til det høyeste organet i borettslaget, ler Hege.

Men, som Christian og Hege forteller, hender det at noen i borettslaget disker opp med kake og kaffe, oftest i de litt mindre boligselskapene.

Så hva med å følge opp tradisjonen? At du tar med kake og kaffe gjør nok ikke dagsorden mindre eller møtet kortere – men kanskje føles det litt mer stas og som en begivenhet, uten at du nødvendigvis trenger å dra på deg finstasen.

PS: Rullekake skal nytes, ikke brukes som politisk pressmiddel!

Borettslagets eller sameierlagets kostnad er din kostnad

Under årsmøte og generalforsamling er det i stor grad lommeboka di det handler om.

- Det å møte opp og være informert kan vise seg å ha store fordeler for deg. Altså, det finnes jo de som vil spare seg til fant, og som ikke ønsker å delta. Det har vi sett eksempler på, hvor det plutselig blir dyrt for dem til slutt, forteller Christian.

Rådgivernes forslag for å spare deg både for frustrasjon og penger på sikt er derfor klart:
Møt opp og bruk stemmen din. Det er én kveld i året som kan få betydning i lang tid fremover.