Generalforsamling og årsmøte

Det nærmer seg generalforsamling og årsmøte med stormskritt, og mange boligselskap er godt i gang med å kartlegge sakene som skal opp til behandling. Deretter skal innkallingen utformes. Noen har lite annet enn fjorårets regnskap som skal behandles, mens andre mottar flere forslag fra eiere i tillegg til å ha brukt mye tid og energi på større prosjekter hvor det er flere alternativer til hvordan disse kan og bør gjennomføres.

Har dere kontroll på hvilke saker som kun krever simpelt flertall, og hvilke saker som krever 2/3? Hvilken betydning har dette for innkallingen med videre avstemmingen, og hvor viktig er innholdet i innkallingen generelt? Ganske så mye! Vi skal derfor se litt på hovedaspektene ved innkallingen.

Vær tydelig

For det første: For at eierne skal kunne forstå hva som skal opp til behandling er det viktig med en god beskrivelse av sakene og det vedtaket som ønskes fattet. Dersom dere mottar en sak fra en eier hvor det ikke er tydelig hva vedkommende ønsker vedtatt må dere derfor gi beskjed om dette. Er det f.eks. praktisk og/eller økonomisk mulig å gjennomføre vedtaket? Er det forståelig hvilket resultat forslagstilleren er ute etter? Vær kritisk, og be gjerne om presiseringer! Det samme gjelder selvfølgelig for de sakene som styret selv formulerer.

Samtidig bør detaljnivået i teksten gi rom for evt naturlige endringer som kan oppstå. F.eks. bør det tas høyde for både forsinkelser og kostnadsoverskridelser i byggesaker. Dersom vedtaket sier at prosjektet skal koste 2 millioner, og det senere viser seg at det nok ender på 3 millioner, vil en for rigid formulering i innkallingen kunne medføre at saken må behandles på nytt. Dette kan unngås ved å f.eks. ta forbehold om prisøkning innenfor en angitt ramme.

Flertallskrav = innholdskrav

For det annet: Som allerede nevnt må en sak i ethvert tilfelle gis en beskrivelse som gjør det mulig å forstå omfang og konsekvenser av at den godkjennes. For sakene som krever 2/3 flertall følger det imidlertid av loven at hovedinnholdet av saken må gjengis. Dette betyr ikke at beskrivelsene av sakene som kun krever vanlig flertall er mindre viktige, men at dere må være litt ekstra skjerpet på sakene som krever 2/3 flertall. Ettersom loven her setter krav til innhold, kan et brudd på dette i ytterste konsekvens medføre at et vedtak kjennes ugyldig, eller at saken blir henvist til en senere behandling etter at en tilfredsstillende beskrivelse har kommet på plass.

I praksis innebærer lovkravet at det gis forholdsvis omfattende presentasjoner med tekniske beskrivelser av tiltak samt økonomiske konsekvenser for boligselskapet, både samlet sett og pr beboer. Omfanget har sammenheng med hvor sammensatt og omfattende tiltaket er. I tillegg må det opplyses konkret at saken krever 2/3 flertall.

Med hensyn til dette bør styrene være forsiktig med å blande sammen flere saker under samme punkt. Dette for å beholde mest mulig fleksibilitet og tydelighet på hva som er/skal bestemmes, og kanskje gjelder det forskjellige flertallskrav pr sak. Ta gjerne kontakt med TOBB for spørsmål og nærmere vurdering av hva som er hensiktsmessig og nødvendig i akkurat deres tilfelle.

Det som ikke er med kan ikke behandles

Til slutt: Det følger av borettslags- og eierseksjonsloven at det er kun de sakene som er omtalt i innkallingen det kan stemmes over. F.eks.: Dersom dere skal stemme over omgjøring av gjesteparkeringsplasser til parkering for fastboende, kan ikke forsamlingen bestemme at det i stedet skal stemmes over å opprette ekstra parkeringsplasser.

En annen situasjon som TOBB – dessverre - med jevne mellomrom blir spurt om, er hva som skjer dersom det under møtet blir fremmet mistillitsforslag mot styret. Svaret er at et mistillitsforslag er en sak som på lik linje med alt annet må være meldt inn i forkant og fremgå av innkallingen for å kunne bli behandlet.