Mest relevante sider:
  1. Forside
  2. Nyhetsoversikt
  3. Tiltak under korona
  4. Digital gjennomføring av årsmøte og generalforsamling

Ny forskrift åpner for digital/alternativ gjennomføring av årsmøter og generalforsamlinger i boligselskap

Nå er forskriften som gir unntak fra reglene om fysisk årsmøte og generalforsamling i eierseksjonssameier, borettslag og boligbyggelag på plass. Formålet med reglene er å tilrettelegge for gjennomføring av møter i boligselskapene i en tid der samling i store grupper ikke er forenlig med myndighetenes tiltak for å håndtere koronasituasjonen.
Et tilsvarende unntak for boligaksjeselskaper ble vedtatt i statsråd den 27. mars 2020.
Forskriften gjelder så lenge den såkalte koronaloven (midlertidig lov om forskriftshjemmel for å avhjelpe konsekvensene av utbrudd av covid-19 mv. av 27. mars 2020)

Koronaloven som hjemler midlertidig forskrift om unntak fra regler om fysisk årsmøte og generalforsamling i eierseksjonssameier, borettslag og boligbyggelag ble vedtatt forlenget av Stortinget i går, 24. april.
Det betyr at borettslag og eierseksjonssameier kan avholde generalforsamlinger og årsmøter digitalt eller på annen betryggende måte frem til 27. mai. Regjeringen har opplyst at de i tiden fremover vil hurtig behandle lovforslag som forlenger forskriften og vi kan nok forvente at alternativ gjennomføring av møtene vil være mulig ut juni og kanskje til og med ut året.
Det jobbes også med å forlenge fristen for å avholde møter og for å innlevere regnskap, men enn så lenge er denne 30. juni.
Mer om saken her

Vi ser her nærmere på hvilke muligheter forskriften gir styret for å avholde årets årsmøter og generalforsamlinger uten at møtedeltakerne er fysiske til stede.

 

 

TOBB tilbyr våre styrer digitalt verktøy for å kunne avholde årsmøte/generalforsamling.

Det er viktig for TOBB å være ledende på forvaltningstjenester. Derfor blir det nå lansert et digitalt verktøy inne i våre portal hvor beboere og styret kan avholde møtet digitalt. Vi forstår at dette kan være utfordrende for mange å vite hvordan man skal gå frem for å bruke dette. Derfor lager vi nå en god manual som skal hjelpe styret og beboere gjennom dette. 

Har du som beboer spørsmål om dette? Ta kontakt med ditt styre. Dersom du som styreleder eller styremed.lem har spørsmål, ta kontakt med din forvalter i TOBB. 

Vi har også laget hjelp til gjennomføring av digitalt årsmøte/generalforsamling. Den finner du under her

Brukerveiledning for gjennomføring av møte

Styret avgjør når og hvordan årsmøtet/generalforsamlingen gjennomføres

Forskriften gir boligselskapet mulighet til å gjennomføre årsmøtet/generalforsamlingen digitalt eller på annen betryggende måte. Styret avgjør hva som er best for boligselskapet. Å utsette møtet til fysisk deltakelse igjen er mulig er også greit. Lovpålagt frist for å avholde årsmøte/generalforsamling er fortsatt 30. juni men signaler fra departementet tyder på at denne fristen vil forlenges.

Hvilke muligheter gir forskriften for å avholde årets møter?

Boligselskapene kan i henhold til forskriftens § 3 avholde årsmøtet/generalforsamlingen uten fysisk oppmøte ved bruk av «digitale møteapplikasjoner, telefon- eller videomøte eller på annen betryggende måte».
I dette ligger at styret kan benytte den møteformen som måtte passe i det enkelte boligselskap, så lenge de grunnleggende demokratihensyn ivaretas og møtet gjennomføres på en betryggende måte. Det er viktig at eierne på en eller annen måte gis mulighet til å stille spørsmål og komme med sitt syn på de sakene som behandles. En ren skriftlig behandling uten å avholde selve møtet bør unngås.
Hva som faktisk er en betryggende møteform må vurderes av styret i det enkelte boligselskap ut fra bl.a. hvilke saker som skal behandles, hastegrad for å gjennomføre møtet og antall/sammensetning av eiere. Dersom styret beslutter å holde årsmøte/generalforsamling i samsvar med forskriftens § 3, kan ingen seksjons- eller andelseiere kreve at møtet avholdes som fysisk møte.

Om forhåndsstemmer

Det er opp til styret å fastsette nærmere krav til gjennomføring av deltakelse og stemmegivning i møtet, herunder tillate bruk av forhåndsstemmer.Å åpne for skriftlig stemmegivning i forkant av møtet kan gjøre det mulig for flere å delta. Styret må likevel vurdere om dette er hensiktsmessig i de saker som skal behandles i møtet. Bruk av forhåndsstemmer bør uansett kombineres med god informasjon til beboerne.

Kan alle saker behandles?

Forskriften åpner for at alle saker på årsmøte/generalforsamling kan behandles på alternativ måte. Det er da opp til styret å vurdere om alle planlagte saker er egnet for slik behandling. En mellomløsning kan være å dele sakslisten i to der de lovpålagte sakene som godkjenning av regnskap og valg av styremedlemmer gjennomføres først og at øvrige saker utsettes til et senere tidspunkt der fysisk oppmøte igjen blir mulig.

Elektronisk kommunikasjon tillates

Styret har nå mulighet til å kommunisere elektronisk med eierne selv om samtykke til dette ikke er gitt. Mangler styret informasjon om e-postadresse mv. til eier må kommunikasjon likevel skje ved hjelp av ordinær post og/eller oppslag. Styret må sørge for at innkalling med regnskap og saksliste når samtlige som har møterett.

Om innkalling, protokoll og fullmakter

Gjennomføring av digitale/alternative møter krever mer av innkallingen. Det må først og fremst klart fremgå på hvilken måte møtet skal gjennomføres. I den grad det er nødvendig må brukerveiledning legges ved. Videre må innkallingen gi god informasjon om de sakene som skal behandles og hva det skal stemmes over. Brukes forhåndsstemmer, må det gis tilstrekkelig veiledning om hvordan disse skal brukes.
Møteleder må sørge for at det føres protokoll fra møtet. Vi anbefaler at protokollen klart angir på hvilken måte møtet er gjennomført. Det følger av forskriftens § 5 at protokollen kan signeres elektronisk og at et bilde av protokollen (f.eks med mobilkamera) med underskrifter er likestilt med elektronisk signatur. Husk å send protokollen til TOBB straks møtet er gjennomført slik at vi får registrert godkjent regnskap og evt. nye styremedlemmer i Foretaks- eller Enhetsregisteret. For å utbetale styrehonorar trenger vi i tillegg vedtaket fra styret som avgjør intern fordeling.
Forskriften går ved motstrid foran vedtektene og det som er bestemt om årsmøter i eierseksjonsloven og om generalforsamling i borettslagsloven. Øvrige regler for gjennomføring av møtet gjelder som før, herunder bruk av fullmakter.

Om gjennomføring av ekstraordinære årsmøter og generalforsamlinger

Fremsettes krav fra eiere om å avholde ekstraordinære årsmøter/generalforsamlinger etter reglene i eierseksjonsloven § 42 eller lov om borettslag § 7-5 må styret vurdere om det er forsvarlig å gjennomføre dette nå. Styret kan i medhold av forskriftens § 4 2. ledd beslutte at møtet utsettes til det kan avholdes fysisk møte.
Spørsmål til forskriften kan rettes til våre advokater på advokat@tobb.no eller til advokat Marit Figenschau (452 03 124). Husk at selve vurderingen av hva som er en «betryggende møteform» for det enkelte boligselskap må avgjøres av styret. Praktiske spørsmål som gjelder innkalling, regnskap, protokoll mv. tas som vanlig med lagets forvalter og økonom.

Boligbyggelaget TOBB
Berit Lerfald