Mest relevante sider:
  1. Forside
  2. ITOBB
  3. Digitale møter i boligselskap er lov
Digitale møter

Publisert: 08.04.2021
Oppdatert: 09.04.2021

DIGITALE MØTER I BOLIGSELSKAP ER NÅ LOV 

Da er boliglovene som gir boligbyggelag, borettslag og eierseksjonssameier et etterlengtet digitalt løft vedtatt. Det betyr at digitale generalforsamlinger, årsmøter og styremøter tillates på permanent basis og at det er lov å kommunisere elektronisk i borettslag uten eiernes samtykke. Lovendringen trådte i kraft 1. april 2021. 

Fysisk eller digitalt møte?

De nye reglene gir styret myndighet til å avgjøre om årsmøtet/generalforsamlingen skal gjennomføres fysisk eller digitalt. Dette vurderes ut fra boligselskapets situasjon og behov og gjeldende smittevernregler. Forbud mot og restriksjoner knyttet til større forsamlinger er en god grunn til å velge digitalt møte i år. 
Per i dag er regjeringens anbefaling at man utsetter alle fysiske arrangement. Er dette ikke mulig er anbefalingen at man ikke samler mer enn 20 personer innendørs dersom lokalet har faste, tilviste plasser med en avstand på 2 meter. Regjeringens gjenåpningsplan tilsier at det blir trinnvise lettelser i løpet av våren, men tidsplanen er ikke satt. 
Frist for å avholde møtet er 30. juni men er foreslått forlenget. Regjeringen har i høringsbrev den 9. april foreslått å utsette fristen for å avholde møter og levere regnskap med to måneder i 2021. Det er derfor sannsynlig at fristen blir 30. august.

Eierne kan kreve fysisk møte

De nye reglene gir eierne rett til å overprøve styrets beslutning om å avholde møtet digitalt. Dersom minst to eiere som til sammen har minst 10 % av stemmene krever det, skal møtet gjennomføres fysisk. Eiere som krever fysisk møte trenger ikke gi noen begrunnelse for kravet. 
Styret kan sette en frist for å kreve fysisk møte. For å unngå uklarheter, anbefaler vi at styret setter en slik frist. Fristen må være rimelig og settes etter at sakslista er klar. Ettersom fristen tidligst kan begynne å løpe når styret har informert eierne om at møtet skal avholdes digitalt er det praktisk at denne settes i innkallingen. 
Krever eierne et fysisk møte er det mulig at styret må belage seg på å finne en ny dato for møtet. Det vil ikke være nødvendig å sende ut en ny innkalling, kun varsle eierne om ny dato og lokale. 

Krav til gjennomføring av digitale møter

Det er styrets ansvar å sørge for en forsvarlig gjennomføring av det digitale møtet og at systemet som benyttes er innenfor lovens krav. I dette ligger blant annet at man på en betryggende måte kan bekrefte identiteten til de som deltar i møtet, at personvernet ivaretas og at stemmegivning kan kontrolleres på en sikker måte. Hva som er forsvarlig avhenger blant annet av boligselskapets størrelse, beboersammensetning og hvilke saker som skal behandles. 
TOBB sin møteapplikasjon ivaretar alle lovkrav. Velger styret denne løsningen får dere hjelp fra forvalter til å kalle inn, gjennomføre og utforme protokoll fra møtet. Det antas at digitale arenaer som skype/zoom/teams og epost også vil tilfredsstille lovens krav, i hvert fall i de mindre boligselskapene. 

Forhåndsstemmer tillates ikke

Forhåndsstemmer er ikke tillatt, men eier kan la seg representere ved en fullmektig etter de ordinære fullmaktsreglene. 
Styret må tilrettelegge for at alle kan delta
Hva med de som ikke behersker digitale verktøy? Her har styret et ansvar for tilrettelegging. Kan noen i styret bistå eierne med det tekniske? Eller kanskje det kan pekes ut en beboer med god digital kompetanse som eierne kan kontakte dersom man skulle ha behov for bistand. I forarbeidene til loven understreker departementet at styret må «strekke seg så langt som det er nødvendig» for å sikre at alle som ønsker får delta. 

Styremøter
 
Også styremøter kan nå avholdes elektronisk. Det er styreleder som avgjør om sakene skal behandles i fysisk møte eller på annen måte. Alle styremedlemmene kan kreve fysisk møte. 

Styret beslutter kommunikasjonsform. 

De nye reglene gir styret mulighet til å kommunisere elektronisk med eierne i boligselskapet, for eksempel gjennom epost. Dette har ikke vært mulig i borettslag tidligere, uten eiernes samtykke. Styret må informere eierne i rimelig tid før ny kommunikasjonsmåte tas i bruk og meldinger må formidles på en trygg måte. Eiere som reserverer seg mot å motta informasjon elektronisk må få innkalling og annen informasjon i papirformat som tidligere. 

Personvernet må ivaretas

Digitale løsninger og elektronisk kommunikasjon innebærer behandling og bruk av personopplysninger på en ny måte. Både forretningsfører og styret må i den forbindelse sørge for at grunnprinsippene i personvernlovgivningen overholdes. Stikkord i den forbindelse er gode rutiner som ivaretar personvernet samt trygg datalagring og -sikkerhet.

Fortsatt spørsmål?
Ta kontakt med boligselskapets kundekontakt! 

Boligbyggelaget TOBB
advokat Marit Figenschau